1. Pengertian
Teknik dan Dokumentasi Sistem
Teknik sistem merupakan alat yang digunakan untuk
menganalisa, merancang, dan mendokumentasikan sistem dan hubungan antar
subsistem yang berkaitan. Teknik-teknik ini umumnya bersifat grafikal
(piktoral). Suatu kegiatan pengujian dilakukan untuk meyakinkan bahwa mekanisme
kontrol organisasi berfungsi dengan baik dan memastikan bahwa tidak diperlukan
pengawasan (kontrol) tambahan. Kegiatan ini lazim disebut audit.
2. Penggunaan
Teknik – Teknik Sistem :
- Penggunaan Teknik Sistem Dalam Auditing
Lazimnya, audit dibagi menjadi dua komponen dasar.
Komponen pertama biasanya disebut Audit Interim. Audit interim bertujuan
untuk menaksir seerapa jauh struktur pengendalian internal suatu organisasi.
Komponen audit yang kedua adalah Audit Laporan
Keuangan. Audit laporan keuangan melibatkan pengujian substantif. Pengujian
subtantif merupakan verifikasi angka dalam laporan keuangan secara langsung.
- Evaluasi Pengendalian Internal
Auditor membutuhkan teknik untuk memecah tugas antar
personel atau departemen. Flowchart analistis, flowchart dokumen, dan diagram
distribusi formulir dapat digunakan oleh auditor untuk menganalisis distribusi
dokumen dan disajikan dalam bentuk kolom-kolom untuk mengelompokan peran
pemrosesan yang dijalankan oleh setiap entitas.
- Pengujian Kepatuhan
Seorang auditor menjalankan pengujian kepatuhan untuk
mengkonfirmasi eksistensi, menilai efektivitas dan mengecek pelaksanaan
pengendalian internal. Oleh karena itu, auditor perlu memahami teknik sistem
yang biasanya digunakan untuk mendokumentasikan sistem informasi seperti input
proses output, diagram hierarki, flowchart program, diagram alur data logika,
table keputusan, dan metode matriks.
- Kertas Kerja
Kertas Kerja merupakan catatan mengenai prosedur dan
penyajian yang dilakukan dalam proses audit, informasi yang diperoleh dalam
pelaksanaan audit, dan simpulan yang ditarik dari hasil audit. Kertas kerja ini
dibuat dan disimpan oleh auditor.
- Penggunaan Teknik Sistem dalam Pengembangan Sistem
Proyek pengembangan sistem biasanya terdiri dari tiga
fase yaitu analisis sistem, desain sistem, dan implementasi sistem. Personel
pengembangan sistem mencakup analisis sistem,perancangan sistem,dan programer.
Implementasi sistem mencakup pengujian solusi sebelum
implementasi, dokumentasi solusi, serta tinjauan terhadap sistem pada saat
sistem mulai dioperasikan untuk memastikan bahwa sistem yang dirancang
berfungsi sebagaimana mestinya.
- Analisis Sistem
Tanggung jawab analisis sistem mencakup pencarian
fakta dengan menggunakan teknik wawancara, kuesioner, review dokumen, dan
observasi.
- Desain Sistem
Desain sistem melibatkan penyusunan sistem secara
lengkap dan utuh. Sebagaimana seniman membutuhkan alat khusus untuk dapat
menggambar, desainer juga membutuhkan alat untuk membantu mendesain proses,
alat tersebut dapat berupa matriks input/output, flowchart sistem dan diagram
alur data.
- Implementasi Sistem
Implementasi sistem merupakan penerapan desain yang
telah dibuat. aktivitas yang biasanya mencakup dalam implementasi adalah
pemilihan dan pelatihan personel, pemasangan peralatan komputer dan
infrastruktur, mendesain sistem secara detail, penulisan dan pengujian program
computer, pengujian sistem, pembuatan standar, dokumentasi dan konversi file
dari sistem lama ke sistem baru.
3.
Teknik-teknik Sistem beserta contoh simbol-simbol yang digunakan :
Flowchart merupakan teknik sistem yang paling sering
digunakan. Flowchart merupakan diagram symbol yang menunjukan arus data dan
tahapan operasi dalam sebuah sistem.
a.
Bagan Arus
(Flowchart)
Flowchart digunakan baik oleh auditor maupun oleh
personel sistem. Pemakaian yang meluas ini memicu perlunya keseragaman simbol
dan konvensi yang digunakan
Simbol-simbol ini terkait dengan fungsi dasar
pemrosesan data. Symbol khusus dapatdigunakan untuk menggantikan simbol dasar
guna memberikan informasi tambahan.
- Simbol input/output
- Simbol proses
- Simbol garis arus
- Simbol anotasi
- Bagian Arus Dokumen
Bagan arus dokumen (document flowchart) atau disebut juga bagan arus formuliar (form flowchart) atau paperwork flowchart merupakan bagab alur yang menunjukan arus dari laporan dan formulir termasuk tembusan-tembusannya
- Bagan Arus Sistem
Bagan arus sistem dapat didefinisikan sebagai bagan yang menunjukkan arus pekerjaan secara keseluruhan dari sistem. Bagan ini menjelaskan urut-urutan dari prosedur-prosedur yang ada di dalam sistem. Bagan alir sistem menunjukkan apa yang dikerjakan di sistem.
- Bagan Arus Program
Bagan arus program (program flowchart) merupakan bagan yang menjelaskan secara rinci langkah-langkah dari proses program. Bagan arus program dibuat dari derivikasi bagan alur sistem.
Bagan arus program dapat terdiri dari dua macam, yaitu :
- Bagan alir logika program (program logic flowchart)
Bagan alir logika program digunakan untuk menggambarkan tiap-tiap langkah di dalam program komputer secara logika. Bagan alat- logika program ini dipersiapkan oleh analis sistem.
- Bagan alir program komputer terinci (detailed computer program flow-chart) digunakan untuk menggambarkan instruksi-instruksi program komputer secara terinci. Bagan alir ini dipersiapkan oleh pemrogram.
b.
Data Flow Diagram
Diagram aliran
data (DFD) adalah representasi grafis dari sistem. DFD menggambarkan komponen
sistem, aliran data antara komponen dan sumber, tujuan dan penyimpanan data.
Gambar 3.1 menunjukkan empat simbol digunakan dalam sebuah DFD. Studi
simbol-simbol dan definisi mereka sebelum mulai membaca. Catatan bahwa
lingkaran dapat entitas pada fisik data aliran diagram atau proses pada
pasangan yang logis data aliran diagram.
Gambar 3.1 Data Flow
Diagram (DFD) simbol
Tipe dalam Data Flow Diagram
- Diagram Konteks
Merupakan diagram tingkat atas yang terdiri dari proses dan menggambarkan hubungan terminator dengan sistem yang mewakili suatu proses. Hubungan antar Terminator dan Data Store tidak digambarkan.
- Diagram Zero
Diagram ini merupakan diagram tingkat menengah yang menggambarkan proses utama dari dalam sistem, yang terdiri dari hubungan entitas (entity), proses data flow dan penyimpanan data (data store).
C. Diagram IPO dan HIPO
Diagram IPO dan HIPO digunakan oleh personel pengembangan sistem untuk membedakan level rincian sistem yang digambarkan dalam Flowchart.
Bagan IPO menyajikan sangat sedikit rincian yang berkaitan dengan fungsi pemrosesan, tetapi bagan itu merupakan teknik yang bermanfaat untuk menganalisia keseluruhan kebutuhan informasi. Rincian tambahan atas tambahan proses dituangkan dalam bagan hierarki masukan-proses-keluaran atau bagan HIPO. HIPO terdiri dari sekumpulan bagan yang menggambarkan sistem yang berjenjang tingkat kedetailannya, dimana tingkat kedetailan tersebut tergantumng pada tingkat pemakaian pemakai.
Bagan HIPO (hierarchy plus input-proses-output) memuat dua segmen: bagan herarkis yang membagi tugas-tugas pemrosesan kedalam berbagai modul atau sub-tugas dan pada bagian IPO untuk menguraikan kebutuhan masukan-proses-keluaran dari setiap modul. Bagan herarkis menguraikan keseluruhan sistem dan menyediakan “daftar isi” dari bagian IPO yang rinci, biasanya melalui skema penomoran.
Referensi :